Turun yliopiston automaatiotekniikan kilta Optima ry:n säännöt
1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Turun yliopiston automaatiotekniikan kilta Optima ry. Yhdistyksen nimen epävirallisena lyhennyksenä käytetään nimeä Optima. Näissä säännöissä yhdistyksestä käytetään nimitystä kilta. Epävirallisesti killasta voidaan käyttää englanninkielisissä yhteyksissä nimeä Guild of Automation Engineering Optima. Kilta on perustettu 31.10.2023 Turussa. Killan kotipaikka on Turku ja sen virallinen kieli on suomi.
2. Tarkoitus ja toiminnan laatu
Killan tarkoituksena on edistää ja tukea Turun yliopiston automaatiotekniikan diplomi-insinööriopiskelijoiden tieteellistä ja ammatillista kehitystä, vaalia opinto- ja ammattikysymyksiin liittyviä yleisiä ja yhteisiä etuja, ja viihtyvyyttä sekä edistää jäsenten mielekkäitä vapaa-ajan viettomahdollisuuksia. Tarkoituksensa toteuttamiseksi kilta järjestää esitelmä- ja keskustelutilaisuuksia, luentosarjoja, opintoretkiä ja illanviettoja sekä liikunta- ja kulttuuritoimintaa. Edelleen kilta harjoittaa opinto-ohjausta, järjestää jatkokoulutustilaisuuksia ja välittää jäsenilleen opiskeluvälineitä voittoa tavoittelematta. Toimintansa tukemiseksi kilta voi ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja sekä omistaa tarkoituksensa toteuttamiseksi tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta.
3. Jäsenet
Killan jäseniä ovat varsinaiset jäsenet sekä ulko-, kannatus- ja kunniajäsenet. Killan varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen Turun yliopistossa automaatiotekniikkaa pääaineenaan opiskeleva tai opiskellut henkilö, joka hyväksyy killan tarkoituksen ja säännöt sekä suorittaa killan jäsenmaksun. Killan ulkojäseneksi voidaan hyväksyä jokainen, joka hyväksyy killan tarkoituksen ja säännöt sekä suorittaa killan jäsenmaksun. Killan kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä killan toiminnasta kiinnostunut henkilö tai yhteisö, joka haluaa tukea killan tarkoitusta ja toimintaa. Killan kunniajäseneksi voi killan kokous kolmen neljäsosan (¾) äänten enemmistöllä kutsua henkilön, joka on erityisesti ansioitunut killan toiminnassa tai muuten merkittävästi edistänyt sen pyrkimyksiä. Esityksen kunniajäseneksi kutsumisesta tekee killan hallitus tai jäsenryhmä, jonka suuruus on vähintään viisitoista (15) jäsentä. Killan kunniajäsen voi olla myös killan varsinainen jäsen, mikäli hän täyttää näissä säännöissä varsinaiselta jäseneltä vaaditut ehdot. Varsinaiset jäsenet, ulkojäsenet ja kannatusjäsenet hyväksyy hakemuksesta killan hallitus. Henkilö, joka on erotettu killasta näiden sääntöjen mukaisella menettelyllä, voidaan hyväksyä jäseneksi hallituksen kahden kolmasosan (⅔) äänten enemmistöllä. Kilta pitää jäsenistään jäsenluetteloa.
4. Jäsenen velvollisuudet
Killan varsinaiset jäsenet sekä ulkojäsenet ovat velvollisia suorittamaan killalle jäsenmaksun, jonka suuruudesta päättää killan syyskokous. Jäsenmaksu on lukuvuosittainen ja voimassa elokuun ensimmäisestä päivästä heinäkuun viimeiseen päivään (1.8.-31.7.). Killan kannatusjäsenet ovat velvollisia suorittamaan killalle kannatusjäsenmaksun, jonka suuruudesta päättää killan syyskokous. Kannatusjäsenmaksu on voimassa kalenterivuoden loppuun. Killan kunniajäsenet eivät ole velvollisia suorittamaan jäsenmaksua, vaikka olisivat killan varsinaisia jäseniä.
5. Jäsenen eroaminen tai erottaminen
Jäsenellä on oikeus erota killasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta killan kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan. Varsinaisen jäsenen sekä ulkojäsenen katsotaan eronneen killasta, jos hän ei ole maksanut erääntynyttä jäsenmaksuaan viimeistään kahden kuukauden kuluessa erääntymisestä. Kannatusjäsenen katsotaan eronneen killasta, jos hän ei ole maksanut erääntynyttä jäsenmaksuaan viimeistään kahden kuukauden kuluessa erääntymisestä. Killan hallitus voi erottaa jäsenen killasta, jos jäsen on jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on kiltaan liittymällä sitoutunut, tai on menettelyllään killassa tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut kiltaa tai ei enää täytä laissa taikka killan säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja. Tällöin asiasta on mainittava kokouskutsussa ja ennen päätöksen tekemistä asianomaiselle jäsenelle on varattava tilaisuus selityksen antamiseen asiassa. Jos killan jäsen on menettelyllään killassa tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut kiltaa, voi hallitus evätä jäseneltä määräajaksi, kuitenkin enintään puoleksi vuodeksi, oikeuden osallistua killan järjestämiin tilaisuuksiin.
6. Hallitus
Killan asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu syyskokouksessa valitut puheenjohtaja, taloudenhoitaja, sihteeri ja 2-8 muuta varsinaista jäsentä sekä enintään 2 varajäsentä. Hallitukseen pyritään ensisijaisesti valitsemaan vain killan varsinaisia jäseniä. Killan kokous voi vähintään kolmen neljäsosan (¾) enemmistön päätöksellä poiketa edellä mainitusta menettelytavasta. Hallituksen tehtävänä on: Johtaa killan toimintaa ja hoitaa sen taloutta ja omaisuutta; Valmistella killan kokouksissa esille tulevat asiat ja toimeenpanna niissä tehdyt päätökset; Laatia ehdotus toimintakertomukseksi ja tilinpäätökseksi sekä toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi; Kutsua killan kokoukset koolle; Päättää muista asioista, joita ei ole määrätty killan kokouksen päätettäviksi; ja Hyväksyä uudet jäsenet. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus voi järjestäytyä uudelleen kesken toimikauden. Hallituksen jäsen voi perustellusta syystä erota killan hallituksesta kesken toimikauden ilmoittamalla tästä kirjallisesti puheenjohtajalle. Perustellusta syystä killan kokous voi vapauttaa hallituksen jäsenen tehtävästään kesken toimikauden, jolloin kokouskutsussa on mainittava asiasta. Hallituksesta eronneen tai tehtävästä vapautetun henkilön tilalle tulee ensisijaisesti varajäsen varajäsenten valintajärjestyksessä. Mikäli kaikki varajäsenet ovat estyneitä, voidaan killan kokouksessa valita tehtävästä vapautetun henkilön tilalle uusi jäljellä olevaksi toimikaudeksi. Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi.
7. Hallituksen kokoukset
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä puheenjohtajalta vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Varsinaisen jäsenen korvaa hänen poissa ollessaan varajäsen varajäsenten valintajärjestyksessä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
8. Killan nimen kirjoittaminen
Killan nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja taloudenhoitaja kukin yksin. Hallitus voi myöntää henkilökohtaisen nimenkirjoitusoikeuden valitsemalleen hallituksen jäsenelle.
9. Tilikausi ja toiminnantarkastus
Killan tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajille viimeistään neljä (4) viikkoa ennen vuosikokousta. Toiminnantarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen vuosikokousta hallitukselle.
10. Killan kokoukset
Kilta pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta. Killan kevätkokous pidetään helmi-toukokuussa ja syyskokous loka-joulukuussa hallituksen määräämänä päivänä. Killan kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai killan kokouksen niin päättäessä myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta. Ylimääräinen kokous pidetään, kun killan kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) killan äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle. Äänioikeutettuja ovat killan varsinaiset jäsenet. Muilla jäsenillä on kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus. Valtakirjalla ei saa äänestää. Killan kokouksissa valitaan kokoukselle kaksi (2) pöytäkirjantarkastajaa, joiden tulee olla killan varsinaisia jäseniä. Tarkastus on tehtävä kahden (2) viikon kuluessa kokouksesta.
11. Päätöksentekojärjestys
Killan kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksessa puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Äänestettäessä jäsenen erottamisesta tai kurinpitotoimenpiteistä äänten mennessä tasan päätökseksi tulee lievempi mielipide. Killan kokouksissa käytävissä äänestyksissä käytettäköön avointa äänestystä, ellei vähintään kaksi (2) läsnäolevaa äänioikeutettua jäsentä vaadi suljettua äänestystä. Killan hallituksen kokouksissa käytävissä äänestyksissä käytettäköön avointa äänestystä, ellei vähintään yksi (1) kokouksessa äänivaltainen jäsen vaadi suljettua äänestystä. Mikäli henkilövaaleissa valitaan tehtävään vain yksi henkilö, valinta on tehtävä ehdottomalla enemmistöllä. Tilanteessa, jossa yksikään ehdokas ei saa ehdotonta enemmistöä annetuista äänistä, ja ehdokkaiden määrän ollessa enemmän kuin kaksi (2), pudotetaan vähiten ääniä saanut ehdokas vaaleista ja toimitetaan äänestys uudelleen. Valittaessa useampi henkilö samaan tehtävään valitaan heidät äänimääräjärjestyksessä. Tällöin myös ääniä on käytössä yhtä monta kuin tehtävään valitaan henkilöitä, äänestää voi kuitenkin vain kerran kutakin ehdokasta. Tyhjiä tai hylättyjä ääniä ei lasketa annettuun äänimäärään.
12. Killan kokousten koollekutsuminen
Hallituksen on kutsuttava killan kokoukset koolle vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta killan virallisella sähköpostilistalla. Kokouskutsun yhteydessä on esitettävä myös esityslista sekä mainittava kokouksen aika ja paikka. Killan kokous on päätösvaltainen, jos se on sääntöjen mukaisesti koolle kutsuttu.
13. Varsinaiset kokoukset
Killan kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat: 1. kokouksen avaus 2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa 3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4. todetaan kokouksen osanottajat 5. hyväksytään kokouksen työjärjestys 6. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien lausunto 7. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille 8. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat Killan syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat: 1. kokouksen avaus 2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa 3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4. todetaan kokouksen osanottajat 5. hyväksytään kokouksen työjärjestys 6. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio seuraavalle kalenterivuodelle, varsinaisten ja ulkojäsenten liittymis- ja jäsenmaksun suuruus seuraavalle lukuvuodelle sekä kannatusjäsenten liittymis- ja jäsenmaksun suuruus seuraavalle kalenterivuodelle 7. päätetään tulevan toimikauden hallituksen koko 8. valitaan hallituksen puheenjohtaja, taloudenhoitaja, sihteeri ja muut jäsenet 9. valitaan tulevalle toimikaudelle kaksi toiminnantarkastajaa ja heille henkilökohtaiset varatoiminnantarkastajat 10. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat Mikäli killan jäsen haluaa saada jonkin asian killan kevät- tai syyskokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
14. Sääntöjen muuttaminen ja killan purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja killan purkamisesta on tehtävä killan kokouksessa vähintään neljän viidesosan (⅘) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai killan purkamisesta. Killan purkautuessa käytetään killan varat killan tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määrittelemällä tavalla. Killan tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.
15. Ohjesäännöt
Yhdistyksen toiminnasta voidaan tarkemmin säätää ohjesäännöissä. Ohjesääntöjen hyväksymisestä, muuttamisesta ja kumoamisesta päättää yhdistyksen kokous. Päätöksen hyväksymiseen vaaditaan kahden kolmasosan (2/3) äänten enemmistö.
